منذ ظهور الإنترنت ، ظهرت برامج محاسبية ، ومع بدء الشركات الكبرى في التطوير والانتقال إلى استخدام هذه البرامج الإلكترونية و قواعد البيانات عبر الإنترنت ، تتيح لك قواعد البيانات حفظ الحسابات بطريقة تتيح للمستخدمين الوصول إليها بسهولة دون إنفاق المال الطريقة وكذلك هو أفضل برنامج محاسبة وايضا يعمل علي توفير جميع خدمات المحاسبة التقليدية ولكن من خلال أهمية برامج المحاسبة وواجهة البرنامج بعيدًا عن الملفات التي تتلف بسهولة ، بحيث يتم تسجيل المعاملات في قاعدة البيانات على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، الهاتف المحمول أو عبر الإنترنت ، مما سيقلل من وصول المستهلك إلى وقت وجهد خدمات المحاسبة التقليدية.
أهمية البرامج المحاسبية
مما لا شك فيه أن البرامج المحاسبية لها أهمية كبيرة في قطاع الأعمال ، وتسهم بشكل كبير في إدارته وإنجاز أعماله بكفاءة وجدارة، وهي مطلوبة كذلك لإدارة الاعمال المالية في المؤسسات التعليمية ايضا، وتبرز أهمية البرامج المحاسبية من خلال النقاط التي سنقدمها في السرد التالي:
1- المساعدة على تسريع إنجاز المهمات
على سبيل المثال ، إذا كنت بحاجة إلى استرداد بيانات الفواتير السابقة من أغسطس 2014 ، تخيل الوقت الذي يستغرقه البحث والاستخراج؟ على سبيل المثال ، لنفترض أنك قسمت الفواتير حسب الشهر والسنة. ستجد أن وقت الاستخراج طويل جدًا ، وقد يستغرق عدة ساعات. إذا كنت تبحث عن فاتورة أحد العملاء ، فأنت لا تعرف الشهر الذي طبعته. دعنا تخيل معي كم مفكرة يمكنك البحث عنها في لمح البصر؟
أهمية الإجراءات المحاسبية لتسهيل استرجاع أي فواتير للعملاء في غضون ثوانٍ قليلة ، فهذا ليس الإجراء للموردين والموزعين والممثلين والموظفين وسجلات المتاجر والمبيعات والمشتريات والتحصيلات والشيكات والأقساط وغيرها ، يمكنك البحث عن أي فاتورة بسهولة أكبر بلمسة زر واحدة.
2- إستهلاك مساحة أقل
إذا كنت تتعامل مع عشرة مصانع وسبعة موردين ، فيمكن أن يصل حجم مشترياتك اليومية إلى 100 قطعة.هل فكرت يومًا في المساحة المخصصة لأجهزة الكمبيوتر المحمولة الورقية التي تحتاجها؟ في غضون عام واحد ، ستحتاج إلى متجر لتخزين جميع المستندات المحاسبية لشركتك ، ولكن عند استخدام برنامج erp للحسابات على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، فلن يستهلك كل أوراق شركتك ، بل يحفظها في قاعدة البيانات. جهاز كمبيوتر يمكنك بسهولة استرداد أي بيانات تحتاجها في أي وقت ، ولن تزعجك العديد من الحسابات الورقية مرة أخرى.
3- خدمة النسخ الاحتياطى
هل تحتفظ بنسخ احتياطية من المستندات الورقية؟ الكثير من الورق صعب حقًا ، لكن تخيل أنك تحترق ، على سبيل المثال. أو الموظف يخفي أي فواتير لسبب ما ماذا ستفعل؟ الحل هو استخدام أفضل برامج محاسبية و التي تقدمها منظومة AccFlex-ERP فى مصر والوطن العربي.
و من خلالها يمكنك عمل نسخة احتياطية منتظمة سواء كانت يومية أو أسبوعية أو شهرية في حالة وجود أي مشكلة يمكنك استرجاعها في أي وقت ، وبارك الله فيك ، يمكنك عمل نسخة احتياطية على أي وحدة تخزين خارجية واستعادتها بسهولة في خطوة واحدة.
4- تستطيع إنشاء مستندات
على سبيل المثال ، إذا كنت بحاجة إلى جمع المعاملات من عملاء محددين، خلال عام ، فهل فكرت في الوقت اللازم لاستخراج كل هذه المعاملات من الملفات المتراكمة؟ سيسمح لك استخدامك لبرنامج المحاسبة باستخراج المعاملات التي يحتاجها عملائك وجمعها جميعًا في ورقة أو فاتورة ، ثم طباعتها أو حفظها كمستند في البرنامج.
5- الدقة في تسجيل المعاملات المالية اليومية
إن استخدامك للإجراءات المحاسبية سيقلل من الخطأ البشري ، مما سيزيد من كفاءة شركتك وثقتها في إتمام عملك بشكل احترافي.
6- تحديث اصنافك باستمرار وبكل سهولة
إذا كنت شركة كمبيوتر وتستخدم المعاملات الورقية ، فأنت تريد بيع لوحة مفاتيح. على سبيل المثال ، يمكنك كتابة فاتورة مبيعات ، ثم إرسال تقرير إلى المتجر ، وإرسال جهاز آخر لعرضه بدلاً من بيع واحد . أو انتظر حتى يقوم المتجر بالإبلاغ عما إذا كانت بعض المعدات متوفرة أم لا. إذا لم تجدها ، فستطلب من المورد إرسال معدات أخرى إليك في غضون فترة زمنية معينة وتسجيل فاتورة التوريد. برامج حسابات أكفليكس يتيح لك فهم سعر المعدات والأجزاء المتوفرة في المتجر بسهولة أكبر، وسيتضمن هذا أنك لن تواجه حالة العميل عند نفاد الأجزاء المتاحة فجأة ، بحيث يمكنك تحديث جميع السجلات المحاسبية وأرصدة الحسابات تلقائيًا وذلك يتيحه نظام إدارة المخازن.
7- توافر المعلومات في أي مكان
تستخدم بعض برامج المحاسبة تقنية الحوسبة السحابية ( cloud computing )، مما يعني أنه سيكون على الإنترنت ، مما يمنح برامج المحاسبة المزيد من المزايا ، وأهمها أنه يمكنك الوصول إلى بياناتك في أي وقت وفي أي مكان.
8- تقارير المعلومات الإدارية
تزودك الإجراءات المحاسبية بنوع آخر من تقارير المعلومات الإدارية ، و ستساعدك هذه التقارير على اتخاذ القرارات ومراقبة ومتابعة معاملاتك المالية ، مثل تقارير الأرباح والخسائر والميزانيات العامة والحسابات التفصيلية ، مما سيمكنك من فهم استخدام يمكن تحسين الإجراءات المحاسبية الفعالة للشركة.
9- رفع الكفاءة وخفض التكاليف
أهمية الإجراءات المحاسبية تقلل من وقت وطاقة المحاسبين مما سيوفر الكثير من الأوراق والتركيز على أعمال أخرى لتحسين كفاءة شركتك ، وكذلك تقليل تكلفة عمليات المراجعة المحاسبية وتوفير سجلات منظمة ودقيقة. بالإضافة إلى ذلك ، سيكون هذا برنامج erp المحاسبي قادرًا على مراقبة المحلات التجارية والمصانع ومعرفة دورة العمل وما ينقصك ، فهذا ليس لمساعدتك في تحصيل أقساط الأقساط من عملاء التقسيط ودفع الشيكات المتأخرة للبنك.
10- القدرة على التعامل بعملات مختلفة
على سبيل المثال ، إذا كنت تتعامل مع مورد أجنبي ، فيمكنك تحويل العملة المستخدمة إلى دولارات أمريكية ، والتي ستستفيد عندما تتلقى الفرق بين الفواتير والدولار الأمريكي ، مما يحميك من الأزمات المالية الكبرى. مسألة الدفع على أساس القيمة النقدية.
الخاتمة
نأمل أن نكون قد أجبنا على السؤال الذي طرحته هذه المقالة والمتعلق بالبرامج الحسابية ، وكيف تساهم في إنجاز الأعمال ؟ وهو إلقاء ضوء بسيط على هذا القطاع الهام ، وضرورة تعلمه للمساعدة على إنجاز وإدارة الأعمال.
تعرف أيضا على طريقة إنشاء متجر إلكتروني مجاني