اتجهت الحكومة المصرية في الآونة الأخيرة إلى السبل الالكترونية، مثل الفاتورة الالكترونية وبناء عليه سوف تلتزم الشركات والمؤسسات بتسجيل مبيعاتها ومشترياتها على نظام مصلحة الضرائب المصرية الالكتروني.
بالطبع القرار جديد لكن وكثير من أصحاب الشركات وألمانيا التعليمية الخاصة لهم تخوفات من تطبيق القانون لكن في حقيقة الأمر تطبيق الفاتورة الالكترونية له العديد من المزايا التي لم نظر إليها الكثير من أصحاب الشركات، وفي هذه المقالة سوف نسرد عدد من ميزات تطبيق برنامج الفاتورة الالكترونية في مصر.
مميزات برنامج الفاتورة الإلكترونية
1- سهولة الربط مع برامج إدارة علاقات العملاء
تتيح منظومة الفاتورة الإلكترونية التي توفرها الحكومة المصرية إمكانية الربط مع برنامج erp المحاسبي وبرامج علاقات العملاء (CRM) وهي خطوة هامة لمساعدة الشركات في تنظم أعمالها، خاصة أن مصلحة الضرائب المصرية توفر منصة خاصة لشرح خطوات الربط مع منظومة الفاتورة الإلكترونية.
2- إمكانية التعديل على الفواتير الصادرة
توفر أيضا منظمة الفاتورة الالكترونية من مصلحة الضرائب المصرية للشركات إمكانية التعديل على الفواتير الإلكترونية الصادرة على أن يتم ذلك في نطاق الوقت القانوني المحدد لذلك.
3- إلغاء الفواتير الإلكترونية
تتيح المنظومة للشركات إمكانية إلغاء فاتورة سبق إصدارها، في نطاق المدة التي يحددها القانون، ويتم ذلك عن طريق طلب تقدمه الشركة إلى مصلحة الضرائب، التي تقوم بدورها بإرسال إشعار إلغاء الفاتورة للشركة.
4- الاستغناء عن الأرشفة الورقية
الأرشفة الورقية للفواتير لها العديد من المساوئ مثل ضياع الفواتير أو تلفها، لكن من مميزات منظومة الفاتورة الالكترونية هي ان الشركة تستغنى تدريجيا عن الارشفة الورقية وذلك لأن جميع الفواتير والتعاملات أصبحت محفوظة إلكترونيا.
5- تجنب الأخطاء البشرية
في التعاملات الورقية وفى الفحص الضريبي الورقي من قبل العامل البشري كانت نسبة الخطأ مرتفعة وأيضا نسبة التقدير الخاطئ من قبل مأموري مصلحة الضرائب، لكن الأخطاء البشرية أصبحت غير واردة في التعاملات الالكترونية ضمن منظومة الفاتورة الإلكترونية.
عناصر الفاتورة الالكترونية
لا توجد صيغة واحدة للفاتورة الإلكترونية، لكنها يجب أن تحتوي أو أن تتضمن البيانات والعناصر التالية:
- نوع الفاتورة
- الرقم التسلسلي
- تاريخ اصدار الفاتورة
- اسم وعنوان التاجر
- الرقم الضريبي
- وصف السلعة أو الخدمة
- سعر السلعة أو الخدمة
- الكمية المباعة
- اجمالي المبلغ
- مبلغ ضريبة القيمة المضافة
- اجمالي قيمة الضريبة (شامل لضريبة القيمة المضافة)
- تضمينها لرمز الاستجابة السريعة QR-Code
متطلبات إصدار الفواتير الإلكترونية
لا تعتبر الفواتير المكتوبة بخط اليد وتلك التي يتم تصويرها فاتورة إلكترونية، وكذلك الحال بالنسبة للفواتير التي يتم كتابتها باستخدام برامِج تحرير النصوص لا تعتبر أيضا فاتورة إلكترونية.
تتطلب الفاتورة الإلكترونية استخدام وسيلة أو نظام إلكترونية يكون مسؤول عن إصدارها، وحفظها وإرسالها بصيغة إلكترونية.
والمقصود مِن وسيلة إلكترونية أي الجهاز أو النظام الإلكتروني الذي يستخدم لإصدار الفواتير الإلكترونية مثل برامِج الكاشير والأنظمة المحاسبية، والذي يشترط أن تلتزم بالحد الأدنى من المتطلبات التالية:
- القدرة على الاتصال بالإنترنت
- قابل للربط مع أنظمة خارجية باستخدام واجهة برمجة التطبيقات (API)
- غير قابل للتلاعب وأن يتضمن آلية تكشف أي تلاعب قد يحدث عَلى النظام من قبل المستخدم أو أي طرف آخر.
- الالتزام باشتراطات وضوابط أمن البيانات أو المعلومات أو الأمن السيبراني بالمملكة
شروط تطبيق الفاتورة الالكترونية
هناك مجموعة من الشروط التي ينبغي على الشركات اتباعها لتطبيق الفاتورة الإلكترونية، وتتمثل هذه الشروط في ضرورة توافر برنامج محاسبي يربط كافة أقسام الشركة ببعضها عن طريق نظام تخطيط موارد المؤسسات erp. حيث يعمل هذا النظام بشكل أساسي في ربط الحسابات العامة للشركة أو المؤسسة بنظام المخازن الذي يحتوى على كافة بيانات المنتجات أو الأصناف، وشاشات إدارة المبيعات، وبيانات المشتريات، وبيانات العملاء والموردين. ويربط هذا النظام كذلك كافة هذه الشاشات بنظام الحسابات العامة بالشركة أو المؤسسة، ليعمل بشكل مباشر على التأثير في شجرة الحسابات، ويربط فواتير العملاء والموردين بنظام التحصيل والبنوك أيضا.
ويمكن بذلك إصدار الفواتير عن طريق البرنامج المحاسبي للشركة أو المؤسسة، ويتم إرسالها إلى العملاء، حيث يتم التأثير في حساب العميل عند سدادها، ويتضح من السرد السابق أنه يستحيل على الشركات التي لا تمتلك برنامج محاسبي تطبيق نظام الفاتورة الالكترونية.
يعتبر نظام الفاتورة الالكترونية جزء هام من البرنامج المحاسبي، وعنصر أساسي مكمل له أيضا، ولكي تتوافق الشركات مع هذا التطور التكنولوجي في مجال السداد والفوترة الالكترونية ونظام الضرائب الجديد، لابد لها أولا أن تعمل على تطوير نظام العمل داخل كيانها، وأن تمتلك البرامج المحاسبية الخاص بها، والتي تتضمن كافة بيانات الشركة، سواء المالية أو المخزنية، وكذلك أيضا كافة بيانات العملاء والموردين، ولابد أن يتم تدريب موظفو الشركة بشكل كاف على التطبيق السليم والصحيح لهذا النظام من أجل تطبيق نظام الفاتورة الالكترونية.
الفاتورة الالكترونية ضريبياً
هناك فوائد عديدة تحققها الفاتورة الإلكترونية، ويعد القضاء على الاقتصاد الموازي، والتقليل من التهرب الضريبي، وسرعة وسهولة إدخال الإقرارات الضريبية وسهولة فحصها، لذلك سعت مصلحة الضرائب المصرية جاهدة لتطبيق نظام الفاتورة الإلكترونية، وعملت على أن تكون إلزامية على كافة الشركات والمؤسسات المصرية بحلول الأول من يوليو 2021، وقامت بالفعل بتطبيق الفاتورة الإلكترونية على كبار الممولين.
مراحل تطبيق نظام الفاتورة الالكترونية ضريبيا
- تقوم الشركة التي ترغب في تطبيق منظومة الفاتورة الالكترونية ضريبياً بإرسال بريد إلكتروني خاص إلى مصلحة الضرائب، تطلب فيه التسجيل في منظومة الفاتورة الإلكترونية، وترفق معه أوراق وبيانات الشركة. وتنتظر الشركة رد مصلحة الضرائب لتحديد موعد للمقابلة، حيث يتم تقديم أصول هذه الأوراق من قبل الشركة، حيث يتم إنشاء ملف رقمي للشركة على منظومة الفاتورة الالكترونية.
- تقوم الشركة أو المؤسسة التجارية بإجراء تكويد لكافة المنتجات والأصناف والسلع والخدمات التي تتعامل بها، على ملف إكسل مصدر من البرنامج المحاسبي، ويتم إرسالها بعد ذلك إلى مصلحة الضرائب لتقوم بإضافته على حساب ليتم اضافتهم لحساب الشركة على منظومة الفاتورة الالكترونية.
- تقوم الشركة أيضا بإنشاء توقيع إلكتروني لها عن طريق لشركات التي توفر خدمة التوقيع الإلكتروني والتي تعمل في السوق المصري.
- يتم إجراء توافق بين برنامج الحسابات الموجود بالشركة ومنظومة الفاتورة الالكترونية من أجل إرسال بيانات الفاتورة الإلكترونية، حيث يقوم البرنامج المحاسبي بعد هذا الربط بإرسال كافة بيانات الفواتير والعملاء والأصناف وبيانات السداد إلى منظومة الضرائب.
كما يتم ربط البرنامج المحاسبي للشركة ببيانات البريد الإلكتروني الخاصة بالعملاء، لكي يقوم بإرسال اشعارات الفواتير إليهم متضمنة إشعارات الخصم، ومواعيد الاستحقاق، عن طريق البريد الإلكتروني، ويتم أيضا إرسال حسابات التحصيل الخاصة بسداد العملاء، كما يقوم البرنامج بتحديث أرصدة العملاء بناء على عمليات السداد الإلكتروني التي يقومون بها، ليتمكن البرنامج المحاسبي بعد ذلك من تعبئة كافة بيانات الإقرارات الضريبية أليا من خلال نظام الفاتورة الالكترونية.
يمكنكم معرفة المزيد عن أسعار برامج المحاسبة في مصر والسعودية من خلال هذا الرابط.
وفي النهاية نأمل أن تستفيد الشركات والمؤسسات التجارية وقطاعات الأعمال بشكل عام من الفاتورة الإلكترونية في أعمالها، وأن تعتمدها المؤسسات التعليمية على نحو خاص للاستفادة منها في إتمام عملياتها الإدارية على النحو الأمثل.